建立制度配套，完善電子文件歸檔和電子檔案管理規范
為科學規范做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作，避免工作隨意性，課題組聯合試點單位制定完善了相關配套制度，使電子文件歸檔和電子檔案管理的制度建設與技術應用同步協調發展。
1、制定電子文件歸檔范圍和保管期限表
由于電子文件歸檔和電子檔案管理將實行“單套制”，因此，電子文件的歸檔范圍必須全、準、精，可操作性強。根據保稅區管理局檔案管理的實際情況，課題組著重修訂完善了文書類電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，明確電子文件的歸檔部門和類目設置，并將電子文件按生成方式分為原生電子文件和數字化副本，從制度層面確保應歸檔電子文件的完整性和系統性。
課題組將《保稅區管理局電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》嵌入原型系統，在預歸檔模塊，該表起到的作用相當于傳統立卷時的歸卷類目。通過將該表與電子文件元數據的智能匹配技術，自動生成保管期限和開放意見的選項值，使電子文件歸檔工作簡易化、智能化和規范化，有效降低了機構人員變化對電子文件歸檔和電子檔案管理工作的影響，確保了相關工作的延續性。
在實際工作中，機構職能和工作重點并非一成不變，因此，記錄履職過程的電子文件也會千差萬別。原型系統中植入《電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》后，電子文件形成部門可以根據職能變化情況主動調整電子文件的歸檔類目，檔案管理部門可判斷確定調整后的歸檔類目是否生效，以便其他電子文件形成部門參考和借鑒。這將使得業務部門與檔案管理部門的良性互動更加頻繁和便捷。
2、制定電子文件歸檔整理規則
為使電子文件的歸檔整理工作更加規范有序，更具操作性和實用性，課題組制定了《保稅區管理局電子文件歸檔整理規則》，對歸檔電子文件的著錄、分類、排列、編目、編號等環節均作了較詳細的規定，同時明確了有關歸檔質量等方面的具體要求。
(1)電子文件歸檔“件”的構成
與傳統紙質檔案不同，電子檔案的“件”是一組記錄的集合，根據電子檔案的構成要素，“件”內文件主要分為兩大部分：
一是電子文件的辦文單(發文稿)、正文、附件、修改稿(留痕稿)等，將每個文件作為一個子件，每件電子文件就包括了多個子件。
二是描述電子文件的內容、背景、結構及其形成與辦理過程的元數據。采集這些元數據是為了便于對文件的理解、確保電子檔案來源、交換、定位、查詢、長期保存和真實性認證等信息可用。主要有以下幾類:
①著錄信息元數據(主要記錄電子文件的主題、內容、來源、形式特征、編號等著錄信息，將多件電子文件的著錄信息存儲在一個XML文件中。著錄信息元數據元素包括:題名、主題詞、關鍵詞、文件編號、責任者、文件日期、文種、密級、全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、歸檔部門、類別號、室編件號、件數、子件數等)
②文件過程信息元數據(電子文件在形成、處理、歸檔等過程中記錄的業務信息，對電子文件的處理每發生一次就記錄一條過程信息，因此每件電子文件會對應多條過程信息，以件為單位，將多條過程信息存儲在一個XML文件中。過程信息元數據元素包括:處理類型、處理人、處理時間、處理意見和處理結果等)
③電子屬性元數據(描述電子文件的數字特性。這些信息在每件電子文件產生時與生俱來，不可更改，每個子件都有各自不同的電子屬性，以子件為單位，將多個子件的電子屬性元數據存儲在一個XML文件中。電子屬性元數據包括：
電子文件的格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、創建時間、系統描述信息(包括系統軟硬件名稱、型號、版本等)、生成方式、在線存址、離線存址、電子檔案號等)
④電子簽名元數據(用以確認電子文件真實性和完整性對每個電子文件簽一次名就記錄一條簽名信息，因此每個電子文件會對應多條簽名信息。以件為單位，將多個電子文件的多條簽名信息存儲在一個XML文件中。電子簽名元數據元素包括:簽名方式、簽名人、簽名時間、簽名、證書、證書引證等)
以上元數據在形成辦理階段產生，在歸檔環節補充，有些需重復、疊加記錄，如硬件及軟件環境描述(包括OA系統、電子文件歸檔和電子檔案管理系統)、電子簽名、處理狀態、處理者、處理時間和處理結果等元數據。
(2)電子文件歸檔“件”的組織
傳統紙質文件歸檔時，一般將單份文件的正文、附件、辦文單(發文稿)與重要文件的起草過程稿等裝訂在一起作為一件，著錄一次，編一條文件目錄。而OA系統中具有生效標識的電子文件的正本、辦文單(發文稿)、修改稿(留痕稿)等按照形成時間、形成者的不同分別存為一件，電子文件的正文與附件也可能各存為一件。
在歸檔時，考慮到這些電子文件的計算機名稱、文件大小和格式等電子屬性不同，我們仍保持其分別存儲的狀態，但卻將其關聯到同一條文件目錄。因此，一條歸檔電子文件記錄(目錄)往往關聯著文件正文、附件、起草過程稿、辦文單(發文稿)、修改稿(留痕稿)等多個子件及其元數據，這些子件在計算機系統中獨立存儲而又密切相關，揭示了電子文件的形成辦理過程和背景信息，具有檔案保存價值，但文件格式、大小、名稱、形成時間、形成者、電子簽名等電子屬性信息又各不相同。
為了將歸檔“件”整合在一起，維護文件之間的有機聯系，便于長期保存，參考開放檔案信息系統(OAIS)模型，課題組將歸檔“件”進行分類整理，將文件的目錄與子件、元數據進行關聯，以打包的方式進行組織。“歸檔文件包”只是一種形象的表達方式，可以是邏輯層面的，即通過網絡信息系統在線展示，也可以是物理層面的，即通過脫機載體將歸電子文件打包刻盤。
在具體實現過程中，各個組成部分既可以是松散的，也可以是緊密的，既可以采用封裝方式打包，也可以組織成一個文件夾，甚至可以采用數據庫條目和電子文件指針關聯的方式。一件電子文件根據收文與發文兩種類型，其排列規則如下:一是對于發文。按照文件發文稿、正文、文件附件、修改稿(留痕稿)形成辦理過程信息和元數據的順序進行排列;二是對于收文。按照辦文單、文件正文、文件附件、形成辦理過程信息和元數據的順序進行排列。電子文件歸檔“件”的組織結構示意如下圖所示:
(3)電子文件歸檔“件”的編號與命名
為了便于管理和利用，需要為每個子件賦予一組代碼，用以唯一識別一個電子文件和固定電子文件排列順序。課題組參照檔號編制規則和數字檔案室建設指南，利用計算機系統為每個歸檔電子文件自動生成一個電子文件號。
電子文件號的生成規則按照“全宗號一檔案類別代碼?年度一保管期限一歸檔部門一件號?子件號”的編號規則，以子件為單位在分類的最低一級類目內進行順序編號，如“X043-WS?2015-Y-BGS-0026·001”。其中:X043是全宗號，WS是文書類電子文件的類別代碼，2015為電子文件的形成年度，Y為電子檔案的保管期限(永久)、BGS為電子文件的歸檔部門(辦公室)，“0026”為件號，“001”為子件號。通過電子文件號與文件目錄和機構人員、業務行為、處理時間等元數據進行關聯。
系統按照語義性、唯一性、一致性和穩定性的原則自動設計生成電子文件的計算機文件名，命名規則是:電子文件號+“-”+文件名稱，以確保電子檔案的長期可用。如:將電子文件的子件命名為“X043-WS.2015-Y-BGS-0026.002_文件正文.DOC”，其中“X043-WS.2015-Y-BGS-0026.002”為電子文件號，“文件正文.DOC”為保稅區管理局OA系統傳輸過來待歸檔電子文件的計算機文件名。
3、制定電子檔案長期保存規范
電子檔案的記錄形式具有易改、易變和易逝等數字化特點，它的形成、保管和利用與傳統的紙質檔案有著本質的區別，作為檔案管理部門在管理電子檔案時必然涉及電子檔案的載體壽命問題、電子檔案所依賴的計算機軟硬件技術更新問題、電子檔案真實性維護等問題。為了確保電子檔案長期可用，課題組通過檢驗、備份、復制、轉換、封裝、遷移等制度，應對載體有限壽命與存儲技術頻繁升級換代帶來的電子檔案存儲風險。
(1)檢驗。電子檔案載體存儲的信息量大，但其壽命卻遠不如紙質，紙質檔案的損壞很容易被發現，而電子檔案信息的損毀丟失卻不易被發現，只能由設備來檢驗。因此對電子檔案的長期保存就包含了對存儲載體的保護和確保載體上存儲信息的安全兩方面，其主要方法就是對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％，如發現問題應及時采取恢復措施。
(2)備份。利用光盤刻錄機等硬件設備和備份軟件將需要備份的電子檔案集中拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供査閱使用，一套異地保存。備份載體，按優先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。離線保存的備份載體和裝具上應制作標簽，標簽上應注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存儲日期等。
(3)復制和轉換。對磁性載體上保存的電子檔案，每4年復制一次。原載體同時保留時間不少于4年。在相關軟硬件系統更新和文件格式淘汰前，利用文件格式轉換工具對電子檔案進行格式轉換，轉換后應確認電子檔案與新系統的兼容性。
(4)封裝。利用脫機光盤工具，選擇XML封裝格式將需要封裝的電子檔案內容與其必要的來源、簽署、時間等元數據通過一定的結構組合在一起，確保長期保存的電子檔案可以被有效利用，能夠有效表現所載內容、結構、背景及形成、管理過程信息，可被隨時調取查用。
(5)遷移。在電子檔案的存儲設備更新、系統擴充、應用軟件升級、存儲載體、文件格式淘汰等情況發生時，要對電子檔案進行遷移操作。在原型系統中僅對遷移進行管理登記，如記錄遷移的觸發條件、操作計劃、批次、審批、授權等信息，具體的遷移操作要針對具體的情況采用專用技術在系統外實施。
電子檔案的各種長期保存策略在實施時都會有一定的安全風險和投入，因此，在具體操作中還應當注意平衡成本與效益之間的需求，評估各種風險，綜合采用檢驗、備份、復制、轉換、封裝和遷移多種策略，制定嚴密的操作計劃，形成操作前申請、登記、復核、批準，操作后檢驗、確認、登記等多環節相互制約的工作流程，建立審批、授權、操作等多人相互制約的機制。特別要確保電子檔案長期保存的相關處置行為應在獲得授權后進行，并對關鍵環節的具體行為實行監控和記錄，確保相關行為可信、可控、可追溯。
